Fristenkontrolle und Fristennotierung in der Anwaltskanzlei
 

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Fristenkontrolle und Fristennotierung in der Anwaltskanzlei


Fristversäumnisse sind eine der allerhäufigsten Regressgründe, denenn sich Rechtsanwälte bzw. die hierfür hinter ihnen stehenden Vermögensschaden-Haftpflichtversicherer ausgesetzt sehen.

Angesichts der Vielzahl von einzuhaltenden und somit auch ständig zu überwachenden Fristen ist dies auch nicht erstaunlich. Ob es um das Notieren von Terminsladungen, von Verjährungsfristen, von Rechtsmitteleinlegungs- oder -begründungsfristen, Einspruchs- und Widerspruchsfristen usw. in Termins- und Fristenkalender in elektronischer Form oder auch immer noch in Papierform geht - alles kann der Anwalt nicht selbst tun, sondern in mehr oder weniger weitem Umfang muss er sich hier bei auf sein entsprechend ausgebildetes Mitarbeiterteam verlassen.

Gerade bei der Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen einer versäumten fristgebundenen Handlung in Verfahren, die sich an den Fristvorschriften der Zivilprozessordnung ausrichten, gilt der Grundsatz dass sich eine Partei das Verschulden ihres Verfahrensbevollmächtigten zurechnen lassen muss. Da der Anwalt sich die Handlungen seiner angestellten Mitarbeiter zurechnen lassen muss, könnten sich Fehler der Mitarbeiter zu Lasten der Mandanten auswirken, wenn nicht die Rechtsprechung hier gewissermaßen eine Schutzmauer zwischen Mandant und Mitarbeiter errichtet hätte, die im Ergebnis dazu führt, dass Fehler, die einem gut ausgebildeten und auf seine Zuverlässigkeit über einen längeren Zeitraum hin auch kontrollierten Mitarbeiter unterlaufen, im Wiedereinsetzungsverfahren nicht dem Rechtsanwalt selbst und somit auch nicht der vertretenen Partei zugerechnet werden.

Über die Frage, in welchem Maße sich der Rechtsanwalt in seiner täglichen Arbeit auf zuverlässiges Fachpersonal verlassen darf, hat sich eine reichhaltige Rechtsprechung, insbesondere des Bundesgerichtshofs, entwickelt.

Eine besondere Rolle kommt der Büroorganisation im Zusammenhang mit der Telefaxüermittlung von fristwahrenden Schreiben und Schriftsätzen sowie beim Umgang mit den Sendeprotokollen zu.







Gliederung:





Allgemeines:

  • Wiedereinsetzung in den vorigen Stand

  • Die Rechtsmittelbelehrung in den verschiedenen Verfahrensarten

  • Vertrauen in Postlaufzeiten

  • Anwaltsverschulden - Haftung des Rechtsanwalts gegenüber dem Mandanten

  • BAG v. 20.06.1995:
    Die Feststellung und Berechnung der prozessualen Fristen ist grundsätzlich Sache des mit der Prozessvertretung betrauten Rechtsanwalts. Nur wenn es sich um einfache und übliche, in der Praxis des Rechtsanwalt häufig vorkommende Fristen (Routinefristen) handelt, kann er sich auf die Berechnung durch gut geschultes und sorgfältig überwachtes Büropersonal verlassen. Ein Prozessbevollmächtigter, dem eine Prozessakte zur Durchführung einer fristgebundenen Prozesshandlung übergeben wird, hat eigenverantwortlich zu überprüfen, ob in der Akte der richtige Fristablauf vermerkt worden ist.

  • BGH v. 06.07.2000:
    Auf die allgemeinen organisatorischen Vorkehrungen für die Fristwahrung in einer Anwaltskanzlei kommt es nicht entscheidend an, wenn im Einzelfall eine konkrete Anweisung erteilt worden ist, die bei Befolgung die Fristwahrung sichergestellt hätte.

  • BGH v. 05.02.2003:
    Bei der Organisation des Fristenwesens in seiner Kanzlei hat der Anwalt durch geeignete Anweisungen sicherzustellen, dass die Berechnung einer Frist, ihre Notierung auf den Handakten, die Eintragung im Fristenkalender sowie die Quittierung der Kalendereintragung durch einen Erledigungsvermerk auf den Handakten von der zuständigen Bürokraft zum frühestmöglichen Zeitpunkt und im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang vorgenommen werden.

  • BGH v. 23.10.2003:
    Eine konkrete Anweisung des Anwalts im Einzelfall macht nur dann allgemeine organisatorische Regelungen obsolet, wenn diese durch die Einzelanweisung ihre Bedeutung für die Einhaltung der Frist verlieren; das ist nicht der Fall, wenn die Weisung nur dahin geht, einen Schriftsatz per Telefax zu übermitteln, die Fristüberschreitung aber darauf beruht, dass es an ausreichenden organisatorischen Vorkehrungen dazu fehlt, unter welchen Voraussetzungen eine Frist nach Übermittlung fristwahrender Schriftsätze per Telefax als erledigt vermerkt werden darf.

  • BGH v. 04.03.2008:
    Wenn ein Rechtsanwalt seine Bürokraft nur mündlich anweist, eine Rechtsmittelfrist einzutragen, genügt er seiner Sorgfaltspflicht nur dann, wenn in seiner Kanzlei ausreichende organisatorische Vorkehrungen dafür getroffen sind, dass eine korrekte Fristeintragung erfolgt.

  • BGH v. 05.03.2008:
    Mit der Notierung und Überwachung von Fristen darf ein Rechtsanwalt sein voll ausgebildetes und sorgfältig überwachtes Personal betrauen, soweit nicht besondere Gründe gegen deren Zuverlässigkeit sprechen. Wenn der Rechtsanwalt zugleich durch eine allgemeine Kanzleianweisung oder durch Einzelanweisungen sicherstellt, dass im Fristenkalender eingetragene Fristen erst gelöscht werden dürfen, nachdem die Fristsache erledigt ist, darf die mit der Fristenkontrolle betraute Rechtsanwaltsgehilfin die Frist nach Prüfung der sich aus den Handakten ergebenden Erledigung eigenständig löschen und muss nicht zusätzlich in jedem Einzelfall die Zustimmung des zuständigen Rechtsanwalts einholen.

  • BGH v. 15.04.2008:
    Nach der ständigen Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs für den Ausschluss des einer Partei zuzurechnenden Verschuldens ihres Anwalts (§§ 85 Abs. 2, 233 ZPO) an der Fristversäumung kommt es auf allgemeine organisatorische Vorkehrungen bzw. Anweisungen für die Fristwahrung in einer Anwaltskanzlei dann nicht mehr an, wenn der Rechtsanwalt einer Kanzleiangestellten, die sich bisher als zuverlässig erwiesen hat, eine konkrete Einzelanweisung erteilt, die bei Befolgung die Fristwahrung gewährleistet hätte. Ein Rechtsanwalt darf grundsätzlich darauf vertrauen, dass eine Büroangestellte, die sich bisher als zuverlässig erwiesen hat, eine konkrete Einzelanweisung befolgt. Er ist deshalb im Allgemeinen nicht verpflichtet, sich anschließend über die Ausführung seiner Weisung zu vergewissern.

  • BGH v. 10.06.2008:
    Dem Rechtsanwalt obliegt eine Pflicht zur eigenverantwortlichen Prüfung, ob das Fristende von seiner Fachangestellten richtig ermittelt worden ist, wenn ihm die Akten - etwa auf Vorfrist - zur Bearbeitung vorgelegt werden (Anschluss an Senat, Beschlüsse vom 29. September 1988, VI ZB 16/98, BRAK-Mitt 1998, 269 und vom 9. März 1999, VI ZB 3/99, VersR 1999, 866; BGH, Beschlüsse vom 6. Juli 1994, VIII ZB 12/94, NJW 1994, 2831 und vom 24. Oktober 2001, VIII ZB 19/01, VersR 2002, 1391f., jeweils m.w.N.).

  • BGH v. 30.10.2008:
    Im Fristenkalender muss nicht das zuständige Rechtsmittelgericht eingetragen sein. Dieses hat vielmehr der Rechtsanwalt selbst zu ermitteln.

  • BGH v. 17.02.2009:
    Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs kann zwar der Rechtsanwalt die Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen einer gut ausgebildeten, als zuverlässig erprobten und sorgfältig überwachten Bürokraft überlassen. Ein Prozessbevollmächtigter darf aber mit der Notierung und Überwachung von Fristen Personal nur betrauen, soweit nicht besondere Gründe gegen deren Zuverlässigkeit sprechen. Ihn trifft bei mangelnder Kontrolle einer erst kürzlich eingestellten Rechtsanwaltsfachgehilfin ein eigenes Kontrollverschulden.

  • BGH v. 12.01.2010:
    Der Rechtsanwalt darf das Empfangsbekenntnis nur unterzeichnen und zurückgeben, wenn sichergestellt ist, dass in den Handakten die Rechtsmittelfrist festgehalten und vermerkt ist, dass die Frist im Fristenkalender notiert worden ist.

  • BGH v. 22.06.2010:
    Zu einer ordnungsgemäßen Organisation des Fristenwesens in einem Anwaltsbüro gehört nicht nur die Anweisung an das zuständige Büropersonal, den für den Beginn der Berufungs- und Berufungsbegründungsfrist maßgeblichen Zeitpunkt der Zustellung eines Urteils anhand der Datumsangabe im unterzeichneten Empfangsbekenntnis oder auf dem Zustellungsumschlag zu ermitteln. Dem Büropersonal muss auch aufgegeben werden, das Datum der Zustellung gesondert und deutlich abgehoben von dem nicht maßgeblichen Aufdruck des Eingangsdatums zu vermerken (im Anschluss an BGH, Beschlüsse vom 17. Oktober 1990, XII ZB 73/90, VersR 1991, 124 und vom 15. Juli 1998, XII ZB 37/98, NJW-RR 1998, 1442).

  • BGH v. 13.01.2011:
    Jedenfalls nach Ablauf einer beanstandungsfreien sechsmonatigen Probezeit kann ein Rechtsanwalt die Berechnung und Notierung einfacher und in seinem Büro geläufiger Fristen einer ausgebildeten und sorgfältig überwachten Rechtsanwaltsfachangestellten überlassen (im Anschluss an BGH, Beschluss vom 17. Februar 2009, VI ZB 75/08).

  • BGH v. 20.09.2011:
    Die ordnungsgemäße Führung eines Fristenkalenders soll gewährleisten, dass fristwahrende Schriftsätze rechtzeitig hergestellt und postfertig gemacht werden. Der Fristenkontrolle kommt dagegen nicht die Aufgabe zu, fristwahrende Schriftsätze auf ihre inhaltliche Richtigkeit zu überprüfen.

  • BGH v. 17.01.2012:
    Die Erledigung der fristgebundenen Sachen muss am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders von einer dazu beauftragten Bürokraft überprüft werden.

  • BGH v. 05.06.2012:
    Der Rechtsanwalt muss sich davon überzeugen, dass ihm am Tag des notierten Fristablaufs noch Zeit für die Anfertigung der Rechtsmittelbegründung oder für einen Antrag auf Verlängerung der Begründungsfrist verbleibt, wenn ihm die Sache zur Vorbereitung einer fristgebundenen Prozesshandlung vorgelegt wird.

  • BGH v. 26.06.2012:
    Eine konkrete Einzelanweisung vermag den Rechtsanwalt dann nicht zu entlasten, wenn sie unvollständig ist und deshalb der Fristversäumung nicht wirksam entgegenwirken kann.

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Fristberechnung:

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Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze:

  • BGH v. 15.12.1999:
    Werden die im Fristenkalender eines Anwalts eingetragenen Fristen werden nicht bereits mit dem Ausgang der fristwahrenden Schriftsätze, sondern erst mit dem Eingang von noch ausstehenden Empfangsbestätigungen gelöscht, genügt dies nicht einer ordnungsgemäßen Fristenkontrolle. Der Fristenkalender lässt dann nicht erkennen, ob die noch nicht gestrichenen Fristen unerledigte Vorgänge ausweisen oder ob diese Fristen zwar bereits gewahrt sind, ihre Streichung aber wegen einer noch ausstehenden Empfangsbestätigung unterblieben ist. Eine verlässliche Ausgangskontrolle ist damit im Ergebnis nicht gewährleistet.

  • BGH v. 09.11.2005:
    Da für die Ausgangskontrolle in jedem Anwaltsbüro ein Fristenkalender unabdingbar ist, muss der Rechtsanwalt sicherstellen, dass die im Kalender vermerkten Fristen erst gestrichen werden (oder ihre Erledigung sonst kenntlich gemacht wird), wenn die fristwahrende Maßnahme durchgeführt, der Schriftsatz also gefertigt und abgesandt oder zumindest postfertig gemacht, die weitere Beförderung der ausgehenden Post also organisatorisch zuverlässig vorbereitet worden ist. Schließlich gehört zu einer wirksamen Ausgangskontrolle auch eine Anordnung des Prozessbevollmächtigten, durch die gewährleistet wird, dass die Erledigung der fristgebundenen Sachen am Abend eines jeden Arbeitstages anhand des Fristenkalenders von einer dazu beauftragten Bürokraft überprüft wird.

  • BGH v. 22.04.2009:
    Eine Frist darf im Fristenkalender erst gestrichen werden, wenn die fristwahrende Maßnahme durchgeführt, der Schriftsatz also abgesandt oder zumindest postfertig gemacht und die weitere Beförderung der ausgehenden Post organisatorisch zuverlässig vorbereitet ist. Eine verlässliche Ausgangskontrolle setzt aber zugleich voraus, dass die Frist nach Durchführung dieser Maßnahmen sofort - und nicht etwa erst an einem der folgenden Tage - gestrichen wird.

  • BGH v. 15.06.2011:
    Die Ausgangskontrolle fristwahrender Schriftsätze muss sich entweder - für alle Fälle - aus einer allgemeinen Kanzleianweisung oder - in einem Einzelfall - aus einer konkreten Einzelanweisung ergeben. Eine konkrete Einzelanweisung des Rechtsanwalts an sein Büropersonal, einen fristwahrenden Schriftsatz per Telefax zu übersenden, macht die weitere Ausgangskontrolle nicht entbehrlich (im Anschluss an den Senatsbeschluss vom 7. Juli 2010, XII ZB 59/10, NJW RR 2010, 1648 Rn. 12 ff.).

  • BGH v. 08.01.2013:
    Die für die Ausgangskontrolle zuständige Kanzleikraft ist anzuweisen, Fristen im Kalender grundsätzlich erst zu streichen oder als erledigt zu kennzeichnen, nachdem sie sich anhand der Akte vergewissert hat, dass zweifelsfrei nichts mehr zu veranlassen ist.

  • BGH v. 28.02.2013:
    Auch eine Einzelanweisung des Rechtsanwalts an sein Büropersonal, einen fristwahrenden Schriftsatz per Telefax an das zuständige Gericht zu übermitteln, macht die gebotene Ausgangskontrolle nicht entbehrlich (Festhaltung BGH, 14. Mai 2008, XII ZB 34/07, NJW 2008, 2508 und BGH, 15. Juni 2011, XII ZB 572/10, NJW 2011, 2367). - Streicht der Rechtsanwalt eine im Fristenkalender notierte Frist und verhindert er damit die Abarbeitung der zur Sicherung der Fristwahrung vorgesehenen Kontrollschritte, so liegt ein für die konkret eingetretene Fristversäumung ursächlich gewordenes Anwaltsverschulden vor (Festhaltung BGH, 11. Februar 2009, IV ZB 26/08, NJW-RR 2009, 785 und BGH, 27. April 2010, VIII ZB 84/09, NJW-RR 2010, 1076).

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Rechtsmittelfristen - Einlegung und Begründung:

  • BGH v. 10.10.1991:
    Bei der Zustellung eines Urteils nach ZPO § 212a muss der Zustellungszeitpunkt und damit der Beginn der Rechtsmittelfrist in zuverlässiger Weise festgehalten werden. Beschränkt sich ein Rechtsanwalt darauf, Berufungsfristen zu errechnen und alsdann seinem Büropersonal mündlich mitzuteilen, muss durch geeignete Organisation sichergestellt werden, dass diese Fristen auch richtig notiert werden.

  • BGH v. 11.12.1991:
    Die Verpflichtung des Rechtsanwalts zur eigenverantwortlichen Fristenprüfung bei der Vorbereitung einer fristgebundenen Prozesshandlung (hier: Berufungsbegründung) entsteht bereits bei der Vorlage der Akten an ihn, nicht erst bei deren Bearbeitung. Von der eigenen Verantwortung für die Einhaltung der Frist kann sich der Rechtsanwalt nicht durch die Anweisung an sein Büropersonal befreien, die Fristwahrung zu kontrollieren und ihn ggf an die Erledigung der Fristsache zu erinnern.

  • BGH v. 11.02.1992:
    Der Rechtsanwalt hat den Ablauf von Rechtsmittelbegründungsfristen zwar nicht bei jeder Vorlage der Handakten, wohl aber dann eigenverantwortlich zu prüfen, wenn ihm die Akten im Zusammenhang mit einer fristgebundenen Prozesshandlung, insbesondere zu deren Bearbeitung vorgelegt werden.

  • BGH v. 23.11.2000:
    Weist ein Rechtsanwalt eine im Umgang mit Fristsachen erfahrene und erprobte Bürokraft an, eine von ihm berechnete Rechtsmittelfrist in den Fristenkalender einzutragen, so trifft ihn kein Verschulden, wenn die Bürokraft die Frist aufgrund einer erstmaligen Eigenmächtigkeit unrichtig einträgt. Erhält ein Rechtsanwalt Auftrag zur Einlegung der Berufung, so kann er sich grundsätzlich darauf verlassen, dass ihm die Handakten zu der von ihm verfügten Frist vorgelegt werden.

  • BGH v. 22.01.2008:
    Ist die Berufungsbegründungsfrist errechnet und befindet sich in den Handakten ein Vermerk über die Notierung der Frist im Fristenbuch, kann sich der Rechtsanwalt grundsätzlich auf die Prüfung des Erledigungsvermerks in der Handakte beschränken und braucht nicht noch zu überprüfen, ob das Fristende auch tatsächlich im Fristenkalender eingetragen ist, außer es drängen sich an der Richtigkeit Zweifel auf.

  • BGH v. 09.09.2008:
    Befindet sich in den Handakten des Rechtsanwalts ein Schreiben des erstinstanzlichen Prozessbevollmächtigten mit einer unzutreffenden Angabe des Ablaufs der Berufungsfrist, darf der zweitinstanzliche Prozessbevollmächtigte die Berechnung der Berufungsfrist seinem Büropersonal nicht ohne einen deutlichen Hinweis auf die falsche Fristberechnung zur selbstständigen Erledigung überlassen.

  • BGH v. 29.03.2011:
    Den Rechtsanwalt, dem aufgrund eines Büroversehens eine Fristsache als nicht fristgebunden vorgelegt wird, trifft ein eigenes Verschulden an der Versäumung der Rechtsmittelbegründungsfrist, wenn er sich nicht in angemessener Zeit durch einen Blick in die Akten wenigstens davon überzeugt, was zu tun ist und wie lange er sich mit der Bearbeitung Zeit lassen kann.

  • OLG Stuttgart v. 09.08.2013:
    Die Entscheidung, ob im konkreten Fall überhaupt ein Rechtsmittel gegeben ist und eine Frist im Kalender eingetragen werden soll, muss der Rechtsanwalt in jedem Einzelfall selbst treffen. Deshalb muss er auch in jedem einzelnen Fall selbst die mündliche oder - besser - schriftliche Weisung erteilen, dass eine Rechtsmittelfrist im Kalender einzutragen ist.

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Anträge auf Fristverlängerung:

  • BGH v. 18.03.1982:
    Die Rechtsmittelbegründungsfrist kann noch nach deren Ablauf verlängert werden, sofern dies bis zum Ablauf des letzten Tages der Frist beantragt worden ist.

  • BGH v. 02.02.1983:
    Hat der Prozessbevollmächtigte rechtzeitig und ordnungsgemäß Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist beantragt, deren Bewilligung er mit großer Wahrscheinlichkeit erwarten konnte, geht aber der Antrag wegen Verzögerung des Postlaufs erst nach Ablauf der Begründungsfrist beim Gericht ein, so stellt es kein die Wiedereinsetzung gegen die Versäumung der Begründungsfrist hinderndes Verschulden dar, dass der Prozessbevollmächtigte sich nicht vor Ablauf der Frist wegen der Verlängerung erkundigt hat.

  • BGH v. 12.03.1986:
    Der Prozessbevollmächtigte braucht sich nicht vor Ablauf der Frist wegen der Verlängerung bei Gericht zu erkundigen, wenn er deren Bewilligung mit großer Wahrscheinlichkeit erwarten konnte.

  • BGH v. 16.10.2007:
    Der Eintrag des endgültigen Ablaufs der Berufungsbegründungsfrist im Fristenkalender ist erst zulässig, wenn eine beantragte Fristverlängerung tatsächlich gewährt worden ist.

  • BGH v. 24.11.2009:
    Bei Zustellung des Urteils sind die Berufungsfrist und die Berufungsbegründungsfrist im Fristenkalender einzutragen. Wird die Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist beantragt, darf sie nicht in der Weise vorgemerkt werden, dass schon mit der Antragstellung der Endpunkt der Frist im Kalender eingetragen wird, als ob sie bereits zu diesem Zeitpunkt bewilligt worden sei. Es handelt sich nämlich zunächst um eine hypothetische Frist, da der Vorsitzende die Frist auch auf einen kürzeren Zeitraum als beantragt bewilligen kann. Der Eintrag des endgültigen Fristablaufs ist deshalb erst dann zulässig, wenn die Verlängerung tatsächlich gewährt worden ist. In jedem Fall ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, dass vor dem Ablauf der Frist, deren Verlängerung beantragt worden ist, das wirkliche Ende der Frist - gegebenenfalls durch Rückfrage bei Gericht - festgestellt wird.

  • BGH v. 16.03.2010:
    Ein Prozessbevollmächtigter darf mit der Bewilligung einer erstmals beantragten Verlängerung der Berufungsbegründungsfrist rechnen, wenn er zur Begründung des Verlängerungsantrags darauf verweist, eine ausreichende Rücksprache mit dem Mandanten und die notwendige Beschaffung von Unterlagen hätten innerhalb der Berufungsbegründungsfrist nicht erfolgen können. In der Regel reicht die pauschale Berufung auf einen dieser Gründe in der Antragsschrift aus; eine weitere Substanziierung oder Glaubhaftmachung ist nicht erforderlich.

  • BGH v. 13.07.2010:
    Bei der Organisation des Fristenwesens in seiner Kanzlei hat der Anwalt durch geeignete Anweisungen sicherzustellen, dass die zur wirksamen Fristenkontrolle erforderlichen Handlungen zum frühestmöglichen Zeitpunkt und im unmittelbaren zeitlichen Zusammenhang mit dem den Fristenlauf auslösenden Ereignis vorgenommen werden. Beantragt der Anwalt eine Fristverlängerung, so muss das hypothetische Ende der beantragten Fristverlängerung bei oder alsbald nach Einreichung des Verlängerungsantrags im Fristenkalender eingetragen, als vorläufig gekennzeichnet und rechtzeitig, spätestens nach Eingang der gerichtlichen Mitteilung überprüft werden, damit das wirkliche Ende der Frist festgestellt wird.

  • BGH v. 27.01.2011:
    Die Weisung, vor Ablauf einer Frist, deren Verlängerung beantragt worden ist, bei dem zur Entscheidung berufenen Gericht anzurufen und nachzufragen, ob die Fristverlängerung gewährt worden sei, reicht nicht aus, um im Fristenkalender den beantragten neuen Fristablauf als endgültig notieren zu dürfen.

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